Pentingnya Pengelolaan Kearsipan

SAMARINDA – ARSIP adalah kumpulan berkas berupa surat surat yang berisi informasi atau data penting atas pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi baik pemerintahan maupun swasta pada suatu kurun waktu tertentu. Arsip mampu merekam suatu keputusan, tindakan ataupun memori, sehingga menjadi warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya.

Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun kolektif.

Bahkan setiap manusia memiliki arsip pribadinya sendiri. Sebut saja salah satunya adalah Kartu Tanda Penduduk (KTP), ada pula akta kelahiran dan kematian, Surat Izin Mengemudi (SIM), ijazah dan lain sebagainya. Semua dokumen itu mempunyai arti sangat penting bagi seseorang yang memilikinya.

Karena itu, dokumen-dokumen tersebut perlu dikelola dengan baik. Diinventarisir dan dicatat sebagai sebuah arsip. Baik sebagai arsip pribadi, maupun lembaga pemerintah dan swasta.

Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) Dyayadi mengatakan, arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Oleh karena itu diperlukan pengelolaan arsip secara baik, disesuaikan dengan kaidah yang berlaku,

DPK Kaltim sendiri ungkap Dyayadi, saat ini memiliki enam buah brankas besar sebagai tempat penyimpapan arsip.

“Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur saat ini telah memiliki enam buah brankas besar sebagai tempat penyimpan arsip,” ujar Dyayadi saat ditemui di Kantor Bidang Kearsipan DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang, Selasa (17/10/2023).

Dikatakannya, arti penting pengelolaan arsip secara baik adalah agar jika suatu saat diperlukan maka akan lebih mudah dalam mencarinya. Selain itu, dengan pengelolaan yang baik akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

“Pengelolaan arsip ini akan menjamin pemanfaatannya sesuai dengan peraturan perundang undangan,” katanya.

Ia juga menjelaskan bahwa teknik cara mengelola arsip yang baik antara lain adalah memilah arsip menjadi terdiri dari yang tidak bermanfaat, bermanfaat dan sangat bermanfaat. Untuk arsip yang dinilai sudah tidak memiliki manfaat maka dapat dimusnahkan melalui prosedur yang berlaku tentunya.

“Setelah melalui pemilahan berdasarkan kriteria tertentu, lalu arsip disimpan dalam suatu tempat yang aman dan terjaga kondisi ruangannya untuk menghindari kerusakan, seperti misalnya di dalam brankas atau di gudang arsip,” paparnya lagi. []

Penulis : Himawan Yokominarno | Penyunting : Agus P Sarjono