Berita Borneo Terlengkap se-Kalimantan
KUTAI KARTANEGARA – Memasuki hari ketiga rangkaian in-house training kearsipan, Dinas Perkebunan (Disbun) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) mulai memasuki materi lanjutan yang lebih teknis dan mendalam, khususnya terkait proses pengendalian arsip. Pelatihan yang berlangsung di Kantor Disbun Kukar ini menghadirkan dua narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, yaitu Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) Varia Fadillah serta Staf Pelaksana Endang Sri Wahyuni.
Pada sesi hari ketiga, peserta difokuskan mempelajari empat aspek penting kearsipan: kerusakan arsip, ketentuan Record Center, pengendalian kerusakan arsip, serta prosedur pemusnahan arsip. Keempat topik tersebut merupakan unsur krusial dalam perlindungan arsip, terutama bagi arsip dinamis yang setiap hari dikelola oleh masing-masing unit kerja Disbun Kukar.
Dalam pemaparannya, Varia Fadillah menegaskan bahwa pengendalian arsip tidak hanya terkait penataan atau penyimpanan dokumen, tetapi mencakup upaya menjaga arsip dari potensi kerusakan fisik maupun kimia. Faktor lingkungan seperti kelembapan, suhu ruangan, intensitas cahaya, hingga sirkulasi udara menjadi aspek utama yang menentukan tingkat ketahanan arsip. Ia juga menyebutkan bahwa penggunaan alat penyimpanan yang tidak sesuai standar dapat mempercepat kerusakan arsip.
“Kerusakan arsip tidak hanya terjadi karena usia. Lingkungan penyimpanan adalah faktor paling besar. Karena itu, pengendalian arsip harus dilakukan sejak awal, bukan setelah kerusakan muncul,” jelas Varia di Tenggarong, Rabu (13/11/2025).
Varia turut menjelaskan ketentuan pengelolaan Record Center, mulai dari prosedur pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke pusat penyimpanan, standar pengontrolan ruang arsip, hingga penerapan sistem keamanan dan keselamatan arsip. Menurutnya, Record Center berfungsi sebagai pusat penyelamatan dokumen penting sehingga harus dikelola dengan disiplin dan konsisten.
Sesi selanjutnya dipandu narasumber kedua, Endang Sri Wahyuni, yang memberikan penjelasan langsung mengenai jenis-jenis kerusakan arsip. Ia menunjukkan contoh nyata penanganan arsip lembap, arsip yang mulai berjamur, arsip rusak akibat penjilidan yang salah, hingga arsip yang mengalami kerusakan karena sering dipinjam tanpa pencatatan yang baik. Endang menekankan bahwa setiap kerusakan harus didokumentasikan sebelum perbaikan dilakukan agar ada catatan resmi kondisi arsip.
Endang juga memberikan penjelasan rinci mengenai prosedur pemusnahan arsip yang benar dan sesuai ketentuan hukum. Ia mengingatkan bahwa pemusnahan arsip harus mengikuti Jadwal Retensi Arsip (JRA), disertai berita acara, serta membutuhkan persetujuan pimpinan instansi.
“TIDAK semua arsip boleh dimusnahkan. Ada kategori arsip permanen, arsip retensi lama, dan arsip musnah. Semua harus sesuai aturan agar tidak melanggar ketentuan hukum,” tegasnya.
Dengan tersampaikannya materi hari ketiga ini, peserta semakin memahami gambaran menyeluruh mengenai proses pengendalian arsip yang benar. Harapannya, pengetahuan tersebut dapat langsung diterapkan di unit kerja masing-masing, sehingga tata kelola arsip Disbun Kukar semakin tertib, aman, dan selaras dengan standar kearsipan nasional.
Hari ketiga pun menjadi momentum penting dalam memperkuat kapasitas peserta untuk melindungi, menyelamatkan, hingga melakukan pemusnahan arsip secara profesional, terukur, dan akuntabel. [] ADVERTORIAL
Penulis: Jemi Irlanda Haikal | Penyunting: Rasidah
