Disbun-Diarpus Bersinergi Amankan Arsip Eks-UPT

KUTAI KARTANEGARA – Dinas Perkebunan (Disbun) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) menggelar rapat koordinasi penting terkait identifikasi arsip internal dan eksternal perkantoran di lingkungan Disbun Kukar.

Rapat yang berlangsung di ruang rapat sawit Disbun Kukar ini dihadiri oleh perwakilan pengelola arsip dari berbagai bidang, termasuk Bidang Perlindungan, Bidang Usaha dan Penyuluhan, Bidang Produksi, Bidang Pengembangan dan Perbenihan, serta Bagian Sekretariat  Disbun Kukar.

Dari pihak Diarpus Kukar, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A), Varia Fadillah, turut hadir bersama jajarannya.

Rapat ini menindaklanjuti pembubaran sejumlah Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di bawah Disbun Kukar. Kasubbag Umum dan Ketatalaksanaan Disbun Kukar, Yuli Darmayani, menjelaskan bahwa koordinasi ini merupakan implementasi dari Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009.

Undang-undang tersebut, khususnya Pasal 35 ayat (3), secara tegas menyatakan bahwa apabila terjadi penggabungan dan/atau pembubaran kelembagaan, dokumen atau arsipnya wajib diselamatkan oleh Arsip Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugasnya. “Peraturan terbaru mengamanatkan pembubaran UPTD, terutama pada sub-penyuluhan dan pengembangan perkebunan rakyat,” terang Yuli di Tenggarong, Selasa (20/05/2025).

Ia menambahkan bahwa Disbun Kukar sebelumnya memiliki 18 UPT penyuluhan dan pengembangan perkebunan rakyat yang tersebar di berbagai kecamatan, mulai dari Anggana hingga Tenggarong. “Saat ini, UPT yang masih bertahan adalah UPT Perbenihan Kebun Dinas dan Pengolahan Hasil, UPT Proteksi Tanaman dan Laboratorium Hayati, serta UPT Pengendalian Kebakaran Lahan dan Kebun, yang semuanya berlokasi di Tenggarong,” jelasnya.

Sementara itu, Kepala Bidang P2A Diarpus Kukar, Varia Fadillah, dalam paparannya, menggarisbawahi urgensi pengelolaan arsip yang baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. “Penyusunan arsip yang terorganisir dan proses pengumpulan arsip di record center sangat vital untuk mendukung penyelamatan dan pengolahan arsip secara efektif dan efisien,” tegas Varia.

Ia menambahkan bahwa pengelolaan arsip tidak bisa sembarangan. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengatur dengan ketat, bahkan menyertakan ancaman sanksi bagi pelanggaran berupa denda 100 juta hingga 500 juta rupiah serta hukuman pidana 1 hingga 5 tahun.

Lebih lanjut, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2011 memberikan petunjuk teknis terkait pelaksanaan pengelolaan arsip berdasarkan undang-undang tersebut.

Varia menjelaskan, proses pengelolaan arsip meliputi tahapan penyelamatan nasib arsip untuk menjaga keberlanjutan dan keamanan data, dengan menyimpan arsip penting di record center. Arsip dikelompokkan menjadi arsip dinamis (aktif digunakan) dan arsip statis (tidak aktif namun disimpan untuk historis).

“Kami mengarahkan Disbun Kukar untuk membentuk tim internal penilaian kearsipan, memilah apakah arsip yang terkumpul memiliki nilai atau tidak,” tutup Varia.

Menanggapi hal tersebut, Disbun Kukar akan segera menindaklajuti dengan rapat internal untuk menentukan keanggotaan tim penilaian kearsipan. []

Penulis: Jemi Irlanda Haikal | Penyunting: M. Reza Danuarta