Berita Borneo Terlengkap se-Kalimantan
KUTAI KARTANEGARA – Program in-house training kearsipan yang digelar Dinas Perkebunan (Disbun) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) memasuki hari kedua dengan penyelenggaraan pelatihan yang berlangsung produktif dan interaktif. Pada sesi ini, peserta difokuskan pada pendalaman materi mengenai pengelolaan arsip aktif sebagai bagian fundamental dari sistem kearsipan yang tertib, sistematis, dan sesuai standar nasional.
Materi inti disampaikan oleh Hendro Sugiarto, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar. Dalam kesempatan tersebut, Hendro memaparkan dua aspek utama yang menjadi landasan pengelolaan arsip aktif, yaitu Prosedur Pemberkasan serta Sarana Pemberkasan. Kedua materi ini ditekankan sebagai tahapan penting yang menentukan kualitas dan ketertiban arsip pada proses kearsipan berikutnya.
Hendro menjelaskan bahwa arsip aktif merupakan dokumen yang masih digunakan dalam aktivitas administrasi sehari-hari. Karena itu, penataan arsip aktif harus dilakukan secara terstruktur agar dokumen mudah ditemukan, tidak rusak, dan siap digunakan kapan pun diperlukan.
“Arsip aktif adalah arsip yang paling sering digunakan, sehingga harus dikelola dengan rapi sejak awal. Kesalahan di tahap pemberkasan akan berdampak panjang pada pengelolaan arsip selanjutnya,” ungkap Hendro di Ruang Rapat Sawit Kantor Disbun Kukar, Selasa (12/11/2025).
Dalam pemaparannya, Hendro menjelaskan alur pemberkasan dimulai dari identifikasi dokumen, pengelompokkan berkas berdasarkan jenis kegiatan, penentuan kode klasifikasi, hingga penyusunan dokumen ke dalam map atau folder khusus. Ia menegaskan bahwa setiap langkah harus mengikuti standar kearsipan nasional agar tidak menimbulkan perbedaan pola penyimpanan antarunit.
Setelah penyampaian teori, sesi dilanjutkan dengan praktik langsung. Hendro membimbing peserta satu per satu dalam melakukan proses pemberkasan. Peserta mempelajari proses identifikasi dokumen, teknik pelabelan, penyusunan berkas pada map arsip, hingga penempatan berkas ke dalam rak atau boks arsip sesuai kode indeks.
Selama sesi praktik berlangsung, peserta tampak antusias. Mereka mencoba satu per satu teknik yang dijelaskan narasumber, termasuk penggunaan sarana pemberkasan seperti map arsip, ordner, boks penyimpanan, label klasifikasi, serta lembar pengantar. Hendro menekankan bahwa penggunaan sarana yang tepat sangat berpengaruh terhadap ketertiban dan ketertelusuran arsip.
“Pemberkasan bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi bagaimana memastikan dokumen tersebut mudah ditemukan, tidak rusak, dan tidak bercampur antar klasifikasi,” jelasnya.
Dengan latihan langsung ini, peserta diharapkan mampu memahami bahwa pemberkasan memiliki peran strategis dalam siklus kearsipan. Jika penataan arsip aktif dilakukan secara benar, proses pengelolaan arsip inaktif hingga permanen akan jauh lebih mudah dan tertib.
Pelatihan hari kedua ini juga memberikan ruang tanya jawab antara peserta dan narasumber. Berbagai permasalahan yang biasa muncul di unit kerja mulai dari penataan dokumen yang bercampur, kesalahan kode klasifikasi, hingga ketidaksinkronan sistem penyimpanan dibahas dan dicari solusi praktisnya.
Melalui pendalaman materi pada hari kedua, Disbun Kukar menargetkan terciptanya budaya tertib arsip sejak proses awal. Pelatihan ini diharapkan dapat membentuk petugas arsip yang kompeten, memahami standar penyimpanan nasional, serta mampu menerapkan teknik pemberkasan yang benar di lingkungan kerja masing-masing.
Dengan demikian, pelatihan hari kedua menjadi langkah penting menuju pengelolaan arsip yang profesional, efisien, dan mendukung peningkatan kualitas administrasi pemerintahan di Disbun Kukar. [] ADVERTORIAL
Penulis: Jemi Irlanda Haikal | Penyunting: Rasidah
